Domina los Workflows (flujo de trabajo) en Oracle APEX: Parte I
Crear, configurar y gestionar workflows en Oracle APEX: parámetros, actividades y roles para automatizar procesos empresariales.
1. Introducción
Workflow, o flujo de trabajo, es la forma en que se organizan y ejecutan las tareas dentro de un proceso. Permite automatizar actividades y visualizar su progreso en tiempo real.
En este artículo exploramos su importancia y funcionamiento.
2. Crea un flujo de trabajo en tu Workspace
Esta guía es una continuación de Automatización en Oracle APEX v24 - Parte I, por lo que utilizaremos la aplicación Blog - Task Automation. Una vez dentro, accedemos a Shared Components y seleccionamos Workflows.
Después de hacer clic en Workflow, selecciona Create para iniciar la creación de un nuevo flujo de trabajo. Una vez creado, debemos asignarle una identificación en los campos Name y Title. En nuestro caso, es Blog - WorkFlow.
2.1. Versiones de flujo de trabajo
Una versión de Workflow puede estar en tres estados:
- En desarrollo: es editable y sólo se puede ejecutar en la sesión del desarrollador. Sólo puede haber una versión en desarrollo.
- Activa: es parcialmente editable y sólo puede haber una. No puede volver a desarrollo.
- Inactiva: no se puede usar para nuevas instancias, pero las que están en ejecución continúan hasta completarse. Se pueden eliminar o duplicar.
Cuando se crea un workflow, comienza en desarrollo. Al moverlo a activo, la versión activa anterior pasa a inactiva.
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Sección |
Descripción |
|---|---|
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Identification |
Workflow version define el nombre de la versión específica. Es importante para diferenciar entre versiones distintas. |
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Settings |
State define el estado actual: In Development (editable, sólo en desarrollo), Active (ejecutable en producción, sin vuelta atrás) e Inactive (no inicia nuevos workflows). |
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Additional Data |
Type define cómo obtener datos adicionales para evaluar variables y condiciones: Table / View usa una tabla o vista, SQL Query una consulta personalizada. |
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Advance |
Debug Level define el nivel de depuración: Info (por defecto), Warning, Error y Trace, el más detallado. |
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Comments |
Notas visibles sólo en el App Builder. Útiles para documentar el flujo. |
3. Parámetros
Un flujo de trabajo puede tener varios parámetros de distintos tipos de datos. Se definen haciendo clic derecho sobre el flujo de trabajo.
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Parámetro |
Descripción |
|---|---|
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Identification |
Indica si el parámetro debe proporcionarse siempre al ejecutar el flujo. Si es requerido, debe estar presente para que funcione correctamente. |
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Label |
El nombre amigable que verá el usuario. Debe ser fácil de entender para quien lo use. |
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Parameter |
Data Type define el tipo esperado: |
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Default Value |
El valor que se usa si no se proporciona otro al ejecutar el flujo. Evita errores cuando el parámetro no se establece explícitamente. |
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Additional Information |
Texto libre sobre el parámetro. Admite sustituciones dinámicas con valores de la aplicación, elementos de página y variables del sistema. |
4. Actividades
Los flujos de trabajo pueden tener varias actividades, como enviar un correo o ejecutar una definición de tarea.
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Actividad |
Descripción |
|---|---|
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Workflow Start |
Actividad inicial que arranca el flujo. Se coloca al principio y no puede ser precedida por ninguna otra. |
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Workflow End |
Marca el final del flujo o de una rama. Cuando se alcanza, no se ejecutan más actividades. |
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Workflow Switch |
Define ramas condicionales. Según ciertas condiciones, redirige el flujo a diferentes actividades. |
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Workflow Wait |
Introduce una pausa. Se puede configurar para esperar a que se cumpla una condición o a que pase un tiempo. |
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Human Task |
Crea una tarea asignada a un usuario para una acción manual. Se vincula a una definición de tarea existente. |
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Invoke API |
Llama a una API externa para realizar alguna acción. |
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Invoke Workflow |
Ejecuta otro flujo dentro del mismo aplicativo, permitiendo flujos complejos que dependen de otros. |
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Execute Code |
Ejecuta SQL o PL/SQL directamente dentro del flujo, para operaciones o cálculos específicos. |
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Send Email |
Envía un correo como parte del flujo, útil para notificar eventos. |
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Send Push Notification |
Envía una notificación push a una aplicación o dispositivo móvil asociado. |
4.1. Activity Variables
Cada actividad puede manejar Activity Variables, valores asociados a la actividad que sirven para:
- Guardar información temporalmente, como el estado de una tarea.
- Pasar datos entre actividades, como el usuario asignado.
- Determinar condiciones en un Workflow Switch, definiendo qué camino seguir.
4.2. Opciones para crear actividades
Al diseñar un flujo, APEX permite agregar actividades en distintas posiciones del diagrama:
- Create Activity Below: agrega una actividad después de la seleccionada. Se usa para continuar el flujo normal. No se puede usar en Workflow End.
- Create Activity After: similar a la anterior, pero coloca la actividad como un paso independiente. Útil cuando una actividad puede derivar en dos caminos.
- Create Connection: conecta actividades entre sí para definir el orden de ejecución. No se puede conectar a Workflow End.
4.2.1. Reglas de conexión entre actividades
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Desde → Hacia |
¿Es posible? |
Notas |
|---|---|---|
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Workflow Start → Otra actividad |
Sí |
La actividad de inicio siempre se conecta a otra. |
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Actividad cualquiera → Workflow End |
Sí |
Marca el final del flujo. |
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Workflow End → Otra actividad |
No |
No se puede conectar después del End. |
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Workflow Switch → Varias actividades |
Sí |
Se pueden definir rutas condicionales. |
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Invoke Workflow → Otra actividad |
Sí |
Se pueden ejecutar workflows secundarios antes de continuar. |
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Send Email → Otra actividad |
Sí |
Después de una notificación, el flujo puede continuar. |
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Execute Code → Otra actividad |
Sí |
El flujo continúa después de ejecutar el PL/SQL. |
4.3. Roles en workflows y tareas
Los roles determinan qué acciones puede realizar cada usuario dentro de una instancia de flujo de trabajo:
- Workflow Owners: pueden iniciar, terminar y reintentar un workflow si ocurre un error.
- Workflow Administrators: tienen permisos avanzados para suspender, reanudar y modificar variables de un workflow en ejecución.
4.4. Vistas de workflow
Las vistas permiten acceder a información sobre la definición, ejecución y monitoreo de los workflows. Se dividen en vistas de metadatos, que contienen la estructura y configuración, y vistas en tiempo de ejecución, que aportan datos sobre el estado actual.
4.4.1. Workflow Metadata Views
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Vista |
Descripción |
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Definiciones de workflows en la aplicación, incluyendo el ID estático. |
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Versiones de cada definición, para gestionar cambios. |
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Definición de actividades dentro de un workflow. |
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Transiciones entre actividades: cómo se conectan los pasos. |
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Ramas de decisión en actividades tipo switch. |
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Variables definidas a nivel de workflow. |
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Variables asociadas a actividades específicas. |
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Definición de parámetros usados en workflows. |
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Participantes del workflow: usuarios o roles que pueden interactuar. |
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Parámetros de componentes usados en el Page Designer. |
4.4.2. Workflow Runtime Views
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Vista |
Descripción |
|---|---|
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Instancias activas de workflows, con referencia a su definición. |
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Instancias de actividades en ejecución. |
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Valores de parámetros en ejecución, con tipo de datos y formato. |
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Valores de variables usadas en la ejecución. |
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Valores de variables dentro de actividades específicas. |
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Usuarios o roles asignados a tareas activas. |
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Historial de auditoría, incluyendo cambios y transiciones. |
5. Conclusión
Los Workflows en Oracle APEX permiten automatizar y estructurar procesos empresariales, facilitando la administración con tareas humanas asignadas a usuarios concretos, transiciones condicionales mediante Workflow Switch que permiten caminos dinámicos, y ejecución de código que integra la lógica de negocio dentro del flujo.
Esto mejora la eficiencia operativa y la trazabilidad de los procesos dentro de la organización.